Первые результаты внедрения программы «АС-Музей» продемонстрировал семинар-презентация «Информационные ресурсы музейных, архивных, библиотечных учреждений», прошедший 1 декабря 2008 года в Музее Первого Президента Республики Казахстан. Мероприятие проводилось совместно с АО «НАТ Казахстан» и при содействии Министерства культуры и информции РК с целью профессионального обмена мнениями по наиболее актуальным вопросам применения информационных технологий в музеях, архивах и библиотеках республики.

Разработчиком автоматизированной программы учёта фонда «АС-Музей» для МПП РК является АО «НАТ Казахстан». Данная система впервые в республике успешно внедрена в практику работы нашего учреждения.

В работе семинара-презентации приняли участие представители Администрации Президента и Министерства культуры и информации РК, а также сотрудники 19 музейных, 14 архивных, 10 библиотечных учреждений из всех регионов республики, городов Астаны и Алматы.

Процедура учёта предметов и коллекций сопровождается обычно большим количеством однотипных операций, производимых с предметом (подготовка списков для фондово-отборочной комиссии (ФОК), оформление акта приёма на постоянное хранение, передача на материально-ответственное хранение, запись в книгу поступлений (КП) и т. п.). На всех этих этапах многократно фигурирует одна и та же информация о предмете, поэтому совершенно очевидным является наше стремление автоматизировать этот процесс путём создания базы данных о предмете или коллекции. Программа «АС-Музей» предназначена для автоматизации следующих функций:

– ведения государственного учёта музейных ценностей согласно их классификации и принадлежности к фондам (музейный, архивный, библиотечный);

Таким образом, в процессе оформления учётной документации и постоянного документооборота накапливаются описания музейных предметов, которые ложатся в основу базы данных информационного ресурса Музея.

В программе формируются и сохраняются все печатные формы документов музейного, архивного и библиотечного фондов, утвержденные Правилами по учёту и хранению музейных ценностей учреждения, – это акты приёма-передачи, книги поступлений, суммарного учёта и инвентарные книги, предметные и инвентарные карточки, научный паспорт экспоната.

Благодаря программе отслеживается процесс движения: внутри- и внемузейная передача экспонатов, выдачи на реставрацию, возврат и списание, тем самым упрощается и ускоряется процесс обработки данных, который ранее вёлся традиционным способом. Большим преимуществом программы является возможность создания единой базы данных по музейной коллекции, библиотечному и архивному фондам Музея.

Внедрение автоматизированных программ – это бесконечный процесс, поэтому усовершенствование программы будет осуществляться по мере появления новых идей, предлагаемых разработчиками или сотрудниками Музея. В данное время перед «НАТ Казахстан» поставлена задача – создать мультимедийные программы для экспозиционных залов, электронных каталогов по видам фондов и коллекций.

Программа «АС-Музей» вызвала большой интерес у работников музеев, архивов и библиотек, так как она существенно облегчает объёмную и рутиную работу учёта и хранения экспонатов – специфической и узкой предметной области, где современные технологии и системы не получили такого широкого распространения, как, например, бухгалтерские или инженерно-расчётные.

Разработчиками выдвинута идея формирования общего информационного пространства, обеспечивающего публичный доступ ко всем электронным коллекциям через единую точку поиска посредством интернет-технологий, обеспечение сквозного учёта и движения предметов культурного наследия на всей территории Республики Казахстан. Интеграция должна проходить в двух плоскостях:

Внедрение автоматизированных программ в музеях, библиотеках и архивах и их интеграция открывают огромные возможности для популяризации материального и культурного наследия и межкультурных обменов. Доступ к культурной продукции через информационные магистрали обеспечит каждому неограниченные возможности для приобщения к национальной и мировой культуре во всем её многообразии.